BIMBINGAN TEKNIS DAN PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP DI UNIT PENGOLAH KAMPUS UPI DI SUMEDANG TAHUN 2025

Dalam upaya meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan yang tertib, efisien, dan sesuai dengan standar nasional, Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Kampus Sumedang menggelar kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) dan Pendampingan Pengelolaan Arsip pada Rabu, 2 Juli 2025. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Lantai 2 Gedung UPI Kampus Sumedang, dengan melibatkan berbagai unsur sivitas akademika kampus.

Peserta kegiatan meliputi Wakil Direktur Akademik dan Kemahasiswaan, para Ketua dan Sekretaris Program Studi, serta tenaga kependidikan dari berbagai unit seperti akademik, keuangan, kemahasiswaan, laboratorium, perpustakaan, dan unit-unit pendukung lainnya. Kehadiran lintas unit ini menjadi wujud komitmen bersama untuk membangun budaya tertib arsip dalam mendukung tata kelola administrasi yang profesional dan akuntabel.

Dalam sambutannya, Wakil Direktur Akademik dan Kemahasiswaan UPI Kampus Sumedang, Dr. Anggi Setia Lengkana, M.Pd., menegaskan bahwa pengelolaan arsip memiliki peran strategis dalam menjamin akuntabilitas institusi. Ia menyampaikan bahwa arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, melainkan bagian penting dari proses bisnis organisasi yang menunjukkan transparansi dan integritas kinerja.

“Arsip merupakan rekaman informasi yang menjadi bukti akuntabilitas dari seluruh proses bisnis institusi. Kualitas pengelolaan arsip mencerminkan tingkat kedisiplinan dan tata kelola lembaga secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting bagi kita semua untuk memahami, mengelola, dan menjaga arsip dengan baik,”. Ia juga menekankan perlunya sinergi antara digitalisasi data dan sistem informasi dalam pengelolaan arsip guna menghadapi tantangan audit dan tuntutan era informasi.

Adapun tujuan utama kegiatan ini adalah untuk memberikan pemahaman menyeluruh mengenai pengelolaan arsip aktif dan inaktif, meningkatkan keterampilan teknis dalam penataan, penyimpanan, dan penyajian arsip, serta mendorong penerapan sistem informasi kearsipan yang modern. Selain itu, kegiatan ini juga bertujuan menyelaraskan pengelolaan arsip kampus dengan kebijakan nasional dan pedoman yang berlaku di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Direktorat Kearsipan UPI Pusat, yaitu Asep Mulyana, S.A.P., M.Pd., yang memiliki pengalaman luas dalam tata kelola arsip di institusi pendidikan tinggi. Materi yang disampaikan meliputi peran strategis arsip sebagai bukti akuntabilitas berdasarkan proses bisnis, pengelolaan arsip di unit pengolah, serta praktik langsung penataan dan penyusutan arsip. Peserta juga mendapatkan pembekalan tentang kunjungan dan evaluasi ke unit pengolah, guna melihat langsung kondisi dan sistem kearsipan yang ada.

Sesi praktik dilakukan secara langsung di unit-unit kerja peserta. Dalam pendampingan teknis tersebut, narasumber dan tim memberikan bimbingan mengenai penerapan sistem klasifikasi arsip, pelabelan, hingga tahapan penyusutan berdasarkan jadwal retensi yang telah ditetapkan. Pendekatan ini memungkinkan peserta mengidentifikasi kendala nyata di lapangan dan menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit.

Sebagai tindak lanjut dari kegiatan ini, seluruh unit pengolah diwajibkan untuk menyusun dan melaporkan daftar arsip aktif dan inaktif secara berkala, melaksanakan penyusutan arsip sesuai jadwal retensi, serta menerapkan sistem klasifikasi dan pelabelan arsip secara tepat. Selain itu, koordinasi rutin dengan Tim Pengelola Arsip Kampus dan Direktorat Kearsipan UPI Pusat juga akan terus dilakukan untuk memastikan keberlanjutan pengelolaan arsip yang baik.

Melalui kegiatan ini, UPI Kampus Sumedang menunjukkan komitmennya dalam memperkuat sistem kearsipan yang modern, transparan, dan mendukung efisiensi administrasi kampus. Diharapkan hasil dari Bimtek ini dapat diimplementasikan secara berkelanjutan dalam setiap lini pelayanan akademik dan administrasi, sehingga kampus siap menghadapi berbagai bentuk audit, serta mampu menjaga integritas dan keberlanjutan dokumen institusi di masa depan.